Privacybeleid

Jouw privacy is voor ons uitermate belangrijk. Om onze werkzaamheden snel en efficiënt uit te kunnen voeren en onze dienstverlening aan jou te optimaliseren verwerken wij persoonsgegevens. Het waarborgen van de veiligheid en privacy van jouw persoonlijke gegevens is niet alleen in jouw belang maar ook in ons belang. Ziber volgt hierin de relevante wet- en regelgeving, die eisen stelt aan het gebruik van privacygevoelige informatie.

Ziber verzamelt gegevens van jou, via onze interacties met jou en via onze producten en diensten. Je verstrekt een aantal van deze gegevens rechtstreeks, terwijl sommige gegevens worden verkregen via het verzamelen van gegevens over jouw interacties, gebruik en ervaringen met onze producten en diensten. Welke gegevens we verzamelen, is afhankelijk van de context van jouw interacties met Ziber en de opties die je kiest, zoals jouw privacy-instellingen en de producten en functies die je gebruikt.

Ziber als Verwerkersverantwoordelijke van jouw persoonsgegevens

Ziber is verantwoordelijk voor het verwerken van jouw persoonsgegevens als je bijvoorbeeld bij Ziber een aanvraag doet voor het afnemen van een dienst of je jezelf aanmeldt voor het ontvangen van een nieuwsbrief van Ziber. In dit Privacybeleid vind je meer informatie over hoe we jouw persoonsgegevens verwerken in geval Ziber als Verwerkersverantwoordelijke optreedt.

Ziber als Verwerker van persoonsgegevens voor andere organisaties

Wanneer je door een andere organisatie dan Ziber bent gevraagd om gebruik te maken van een (of meerdere) van de Ziber “Diensten” (als beschreven in onze Gebruikersvoorwaarden), omdat deze organisatie die Diensten heeft afgenomen bij Ziber en gebruikt voor hun eigen bedrijfsvoering, verwerken wij jouw persoonsgegevens in overeenstemming met de Verwerkersovereenkomst die wij met die organisatie hebben afgesloten. Dit is bijvoorbeeld van toepassing in de situatie wanneer je als ouder/verzorger door de onderwijsinstelling van jouw kind wordt gevraagd om de ouderapp Ziber Kwieb te gebruiken. Wil je meer weten over welke afspraken wij met die desbetreffende organisatie hebben gemaakt over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Lees dan verder bij Verwerkersovereenkomst.

Persoonlijke gegevens

Wij vragen alleen persoonlijk identificeerbare gegevens wanneer we dit ook echt nodig hebben voor bijvoorbeeld de verwerking van jouw aanvraag of het gebruik van een van de Diensten.

Naam, aanhef, functie en contactgegevens

Wanneer je contact hebt met Ziber om bijvoorbeeld een dienst af te nemen of een vraag over een dienst te stellen, verwerken we persoonlijke gegevens van jou om jouw verzoek af te kunnen handelen en de dienst daarna te kunnen blijven ondersteunen. Denk hierbij aan het aanvragen van een abonnement en/of de registratie van een domeinnaam

Abonnements- en licentiegegevens

Informatie over jouw abonnementen, licenties en andere rechten.

E-mailadres

Wanneer je onze nieuwsbrief wilt ontvangen kun je jouw e-mailadres bij ons achtergelaten op een van onze websites (bijvoorbeeld: ziber.eu).

Diverse inhoud

Wanneer je, op ons verzoek, informatie (bestanden, documenten, video’s, foto’s of ander digitaal materiaal) aanlevert met daarin persoonlijk identificeerbare gegevens van jou en/of anderen die wij nodig hebben om bijvoorbeeld de dienst aan jou te kunnen leveren, problemen te kunnen oplossen of diensten verder te ontwikkelen. Denk hierbij als voorbeeld aan de namen en mailadressen van medewerkers uit jouw organisatie waar wij accounts voor aanmaken op onze Diensten.

Referenties

Wachtwoorden, wachtwoordhints en soortgelijke beveiligingsinformatie die wordt gebruikt voor identiteitscontrole en toegang tot het account.

Wanneer je ongevraagd persoonsgegevens met Ziber deelt, zoals bijvoorbeeld een kopie van jouw paspoort, nemen wij deze informatie niet in behandeling en zullen wij deze direct verwijderen.

Ziber ID

Wanneer je gebruik maakt van een van onze Diensten zul je in veel gevallen een Ziber ID (account) aan moeten maken, zodat wij jou kunnen identificeren, jouw gegevens veilig kunnen opslaan en we jou beter kunnen ondersteunen bij vragen en problemen. Bij een Ziber ID verwerken wij deze persoonsgegevens;

Naam, e-mail en wachtwoord

Een account bestaat in ieder geval uit een e-mailadres en een wachtwoord en mogelijk een naam. Alleen de naam en, indien aanwezig, profielfoto worden met andere gebruikers van onze Diensten gedeeld, tenzij in de software expliciet is aangegeven dat je dit voor bepaalde onderdelen kunt afschermen. Het Ziber ID zorgt er ook voor dat onbevoegden niet bij jouw gegevens kunnen en alleen jijzelf jouw persoonlijke gegevens bij Ziber kunt wijzigen of wissen. Je kunt het Ziber ID zelf wissen, raadpleeg daarvoor onze support artikelen.

Profielfoto, telefoonnummer, adresgegevens, functie, voorkeurstaal, geslacht en biografie

Optioneel kun je jouw Ziber ID uitbreiden met aanvullende persoonsgegevens. Het gaat hierbij om een profielfoto, telefoonnummer, adresgegevens, functie, voorkeurstaal, geslacht en biografie die wij voor je opslaan en die je daardoor eenvoudig kunt delen met door jou aangemerkte andere partijen/gebruikers van onze Diensten. Ook kun je hierdoor een rijkere ervaring van het gebruik van de Diensten krijgen. Bijvoorbeeld wanneer je een betaling doet via Ziber Pay waar je dan jouw adresgegevens uit jouw Ziber ID profiel kunt ophalen om het vervolgens te delen met de partij waar je de aankoop/betaling doet.

Wij zullen in onze Diensten duidelijk maken wanneer deze optionele persoonsgegevens van jouw Ziber ID gedeeld worden met andere gebruikers, zodat je je hier bewust van bent. Door de Ziber Diensten te gebruiken en deze te blijven gebruiken geef je aan dit te begrijpen en hiermee akkoord te gaan.

Gegevens

Naast bovenstaande persoonlijke gegevens die je Ziber zelf hebt aangeleverd en de gegevens van jouw Ziber ID verzamelen wij gegevens van jouw gebruik van onze diensten die mogelijk ook persoonlijk identificeerbare zijn (“Gegevens”) en hier worden beschreven;

Interacties

Gegevens over de prestaties van de producten en/of diensten en eventuele problemen die je ondervindt, met inbegrip van foutrapporten. Foutrapporten kunnen software- en/of hardware details bevatten met betrekking tot een fout, de inhoud van de bewerking waar je mee bezig was tijden van het optreden van de fout en systeem-gegevens over uw apparaat.

Gegevens met betrekking tot onze support

Gegevens die je verstrekt wanneer je contact opneemt met onze support, zoals de producten en/of diensten die je gebruikt en andere gegevens die ons helpen jou de ondersteuning te kunnen bieden. Bijvoorbeeld: contact- of verificatiegegevens, de inhoud van jouw chats en andere communicatie met Ziber, gegevens over de producten en/of diensten die je gebruikt met betrekking tot jouw hulpvraag.

Gezamenlijke statistieken

Ziber verzamelt statistieken over het (surf)gedrag van gebruikers van haar websites en Diensten. Zo brengt Ziber bijvoorbeeld de meest bezochte Ziber website van Klanten in kaart, of naar welke zoektermen het meest gezocht wordt, alvorens een gebruiker op een Ziber website komt. Deze gegevens worden verzameld zonder daarbij persoonlijk identificeerbaar te zijn.

Cookies

Een cookie is een hoeveelheid data die een server naar de browser stuurt met de bedoeling dat deze opgeslagen wordt op de computer van de bezoeker en bij een volgend bezoek weer naar de server teruggestuurd wordt. Ziber gebruikt cookies, zodat Ziber gebruikers kan identificeren en hun voorkeuren kan opslaan. Gebruikers van websites van Ziber die niet willen dat er een cookie wordt geplaatst op hun computer kunnen deze voorkeur instellen in hun webbrowser, met de aantekening dat bepaalde functies van Ziber websites en/of Diensten dan niet goed werken.

Grondslag

Als grondslag voor het opslaan en/of bewaren van jouw persoonlijke gegevens is jouw instemming verkregen en/of een overeenkomst gesloten en/of is er een belang bij ons als Verwerkingsverantwoordelijke.

Instemming

In geval van instemming zullen we je expliciet vragen om die instemming alvorens je jouw persoonlijke gegevens aan ons geeft. De toestemming kun je op ieder moment weer intrekken.

Overeenkomst

Het is mogelijk dat er een overeenkomst is gesloten met Ziber waardoor jij als betrokkene met jouw persoonsgegevens bij ons bekend bent. Je kunt bijvoorbeeld medebeheerder zijn (via een Ziber ID) van een website, welke als Ziber product door de organisatie waar je werkt bij Ziber is afgenomen middels een overeenkomst. Dit is slechts een enkel voorbeeld van meerdere mogelijkheden.

Belangen van Verwerkingsverantwoordelijke (wij)

• Voor het ontwikkelen en verbeteren van onze producten en diensten
• Voor het leveren van ondersteuning aan jou
• Het personaliseren van onze producten en het doen van aanbevelingen.
• Wij gebruiken de gegevens ook voor onze bedrijfsvoering, waaronder het analyseren van onze prestaties, het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, het ontwikkelen van ons personeel en het doen van onderzoek.

Ontvangers van persoonsgegevens

We delen jouw gegevens niet met anderen organisaties behalve met Gelieerde ondernemingen van Ziber, als er een wettelijke grondslag is, we onze producten ontwikkelen, het nodig is om onze diensten aan jou te leveren of onze rechten moeten beschermen.

Andere gebruikers van onze Diensten

Van jouw Ziber ID wordt jouw naam en profielfoto (als deze is toegevoegd) gedeeld met andere gebruikers van onze Diensten. In sommige diensten kun je het delen, van jouw naam en profielfoto, uitzetten naar bepaalde andere gebruikers, zoals bijvoorbeeld in Ziber Kwieb. Andere persoonsgegevens van jouw Ziber ID, zoals adresgegevens, worden alleen gedeeld met andere gebruikers nadat we jouw toestemming hebben verkregen.

Medewerkers van Ziber

Medewerkers van Ziber, die daartoe bevoegd zijn, kunnen bij jouw persoonlijke gegevens om support te kunnen verlenen, jouw aanvraag af te handelen, wijzigingen door te kunnen voeren, back-ups te kunnen maken en wat al dan niet nodig is om onze Diensten en producten te kunnen leveren of aan wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen. Medewerkers van Ziber zijn contractueel gebonden aan geheimhouding over jouw persoonlijke gegevens die bij Ziber opgeslagen en/of beschikbaar zijn.

Gelieerde ondernemingen van Ziber

Medewerkers van Gelieerde ondernemingen van Ziber, die daartoe bevoegd zijn, kunnen bij jouw persoonlijke gegevens om support te kunnen verlenen, jouw aanvraag af te handelen, wijzigingen door te kunnen voeren en wat al dan niet nodig is om onze Diensten en producten te kunnen leveren of aan wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen. Medewerkers van Gelieerde ondernemingen van Ziber zijn contractueel gebonden aan geheimhouding over jouw persoonlijke gegevens die bij Ziber opgeslagen en/of beschikbaar zijn.

Partners van Ziber

Medewerkers van Partners van Ziber (als beschreven in de Gebruikersvoorwaarden en Ziber Klant Voorwaarden), kunnen bij jouw persoonlijke gegevens om support te kunnen verlenen, jouw aanvraag af te handelen, wijzigingen door te kunnen voeren en wat al dan niet nodig is om onze Diensten en producten te kunnen leveren of aan wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen. Medewerkers van Partners van Ziber zijn contractueel gebonden aan geheimhouding over jouw persoonlijke gegevens die bij Ziber opgeslagen en/of beschikbaar zijn.

Subverwerkers

Wanneer je gebruik maakt van specifieke onderdelen van onze dienstverlening kan het zijn dat (mogelijk) persoonlijke gegevens die tot jouw identificatie zouden kunnen leiden bij andere organisaties waar Ziber mee samenwerkt (Subverwerkers) terecht komen. Dit zijn de Subverwerkers waar Ziber mee werkt;

Subverwerker	Functionaliteit	Verwerkte gegevens	Locatie
Microsoft Azure	Registratie van foutmeldingen	Gebruikers gegevens en de desbetreffende uitgevoerde actie in de Ziber Software	NL
Microsoft 365	Communicatie ten behoeve van het verlenen van ondersteuning, oplevering en ontwikkeling van de Ziber Diensten aan Klant en gebruikers.	Door gebruiker mogelijk) gedeelde persoonsgegevens met Ziber ten behoeve van het verlenen van ondersteuning, oplevering en ontwikkeling van de Diensten.	EU
Zendesk	Het verlenen van support via email en chat	Naam, e-mailadres en de door gebruiker gedeelde informatie die mogelijk persoonlijke gegevens kan bevatten	Buiten EU
Whatsapp	Het verlenen van support via whatsapp	Mobiele telefoonnummer en de door gebruiker gedeelde informatie die mogelijk persoonlijke gegevens kan bevatten	Buiten EU
Linear	Afhandelen van Ziber processen betreffende acquisitie en oplevering en ontwikkeling van diensten	Naam, e-mailadres en mogelijk andere persoonsgegevens	Buiten EU
CustomerIO	Het verlenen van support via e-mail	Naam, e-mailadres en mogelijk andere persoonsgegevens	EU

Bewaartermijn

Persoonlijke gegevens

De door jou aangeleverde persoonlijke gegevens die wij hebben verwerkt door contactmomenten of inzake een overeenkomst met Ziber bewaren wij tot uiterlijk 8 jaar na verlopen van de overeenkomst.

Wanneer je ons ongevraagd persoonlijke informatie toestuurt, zoals bijvoorbeeld een kopie van jouw paspoort, zullen wij deze informatie niet in behandeling nemen en direct wissen.

Alle e-mails die verstuurd worden naar privacy@ziber.eu worden maximaal 60 dagen bewaard en daarna automatisch gewist..

Ziber ID

Jouw Ziber ID wordt bewaard totdat je deze zelf hebt verwijderd. Het Ziber ID kun je zelf wissen of laten wissen door ons. Nadat je het account hebt gewist kan het tot uiterlijk 90 dagen duren voordat de persoonsgegevens definitief van het Ziber platform zijn verwijderd of zijn geanonimiseerd. Bekijk op support.ziber.eu voor een uitleg van het proces om jouw Ziber ID te verwijderen. Optionele persoonsgegevens die je zelf hebt toegevoegd aan jouw Ziber ID worden bewaard totdat je deze zelf wist of totdat jouw Ziber ID is gewist.

Gegevens

Gegevens worden bewaard zolang het voor de verdere ontwikkeling van bepaalde Diensten waardevol is om dit te doen.

Jouw rechten

Je hebt het recht tot inzage van jouw persoonlijke gegevens die bij ons zijn opgeslagen.

Je kunt een deel van deze gegevens vinden door in te loggen met jouw Ziber ID via ziber.eu. Je kunt daar ook wijzigingen aanbrengen en je hebt de mogelijkheid om jouw Ziber ID en bijbehorende profielgegevens te wissen of door Ziber te laten wissen.

Voor inzage van overige persoonlijke identificeerbare informatie kun je een verzoek indienen via privacy@ziber.eu, zodat wij eerst kunnen achterhalen of er meer persoonlijke informatie over jou aanwezig is bij Ziber, zodat we hier dan inzage over kunnen geven.

We wijzen je ook op de mogelijkheid om een klacht over ons in te dienen over de verwerking van jouw persoonsgegevens via https://ec.europa.eu/consumers/odr.

Privacy by Design

Ziber houdt bij het ontwikkelen van de Diensten rekening met het principe van ‘Privacy door ontwerp en standaardinstellingen’, zodat voor jou helder en transparant is waarom jouw persoonlijke gegevens gevraagd worden, wat er met jouw gegevens gebeurt en hoe lang deze gegevens worden bewaard alvorens je deze gegevens aan Ziber levert.

Bescherming

Ziber zal alle noodzakelijke maatregelen nemen die men redelijkerwijs mag verwachten om bescherming te creëren tegen ongeautoriseerde toegang, gebruik, wijziging of vernietiging van in potentie persoonlijk identificeerbare en persoonlijk identificeerbare informatie. Mocht het voorkomen dat er een datalek door Ziber is geconstateerd als bedoeld in artikel 33 en 34 van de AVG (algemene verordening gegevensbescherming) zullen wij deze tijdig, juist en volledig melden bij onze gebruikers en/of bij de Autoriteit Persoonsgegevens in Nederland.

Verwerkersovereenkomst

Ziber verwerkt ook persoonsgegevens voor en in opdracht van andere organisaties (Klanten) die een Dienst hebben afgenomen bij Ziber. Ziber en Klant zijn verplicht volgens de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) om een Verwerkersovereenkomst met elkaar te sluiten. Klant gaat, zodra Klant de Dienst in gebruik neemt, akkoord met de Verwerkersovereenkomst van Ziber. Het is vervolgens de verantwoordelijkheid van de Klant om jou te informeren over hoe jouw persoonsgegevens worden verwerkt door Ziber. Je kunt onze Verwerkersovereenkomst vinden op legal.ziber.eu. Het is mogelijk dat, afhankelijk van het vestigingsland van Klant, een Verwerkersovereenkomst land-specifieke aanpassingen heeft.

Veranderingen in Privacybeleid

Het is mogelijk dat Ziber haar Privacybeleid bijstelt naar haar eigen oordeel. Ziber raadt gebruikers aan om regelmatig dit Privacybeleid te controleren op eventuele wijzigingen. Wanneer je beschikt over een Ziber ID, zullen we ook een melding maken van eventuele wijzigingen in dit Privacybeleid. Je wordt dan gevraagd om, binnen een redelijke termijn, akkoord te gaan met het gewijzigde beleid zodat je gebruik kunt blijven maken van onze Diensten.

Overig

Als Ziber, of het grootste deel van haar bezittingen, wordt verkocht, of in het geval dat Ziber haar activiteiten staakt of in een faillissement geraakt, is de gebruikersinformatie een van de bezittingen die zal worden overgenomen door een andere partij. Je erkent dat een dergelijke transactie zou kunnen gebeuren, en dat de verwerver van Ziber door kan gaan met het gebruik van jouw persoonlijke informatie als beschreven in dit beleid.

In het geval er conflicterende beschrijvingen zijn tussen dit Privacybeleid van Ziber en de voorwaarden van een overeenkomst(en) tussen een Klant en Ziber voor afgenomen Diensten, hebben de voorwaarden van die overeenkomst(en) prioriteit.

Meer informatie over de functies en instellingen van onze Diensten, waaronder keuzes die van invloed zijn op uw privacy of de privacy van uw eindgebruikers, vindt u in de productdocumentatie op support.ziber.eu.

Contactpersoon

We hebben bij Ziber een functionaris gegevensbescherming aangesteld te weten Jonathan Apeldoorn. Voor vragen of opmerkingen over ons Privacybeleid kun je mailen naar privacy@ziber.eu of bellen met +31 (0)224-290 989. Alle e-mails die verstuurd worden naar privacy@ziber.eu worden maximaal 60 dagen bewaard en daarna automatisch gewist.

Definities

Voor een lijst van gebruikte definities, klik hier